Vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid 2022-2023

Inleiding

Met ingang van het seizoen 2021-2022 is een vrijwilligersbeleid ingevoerd. Het doel daarvan is dat alle leden van onze vereniging een functie of taak gaan vervullen, zodat we met z’n allen een organisatorisch goed lopende vereniging hebben. In mei 2022 heeft een evaluatie plaatsgevonden van het beleid en zijn verbeterpunten in de uitvoering voorgesteld. Soms waren er onduidelijkheden in het beleid of bij de toepassing in de praktijk van het beleid en was de communicatie met elkaar niet optimaal. In de ALV van 15 juni 2022 zijn de verbeterpunten besproken en goedgekeurd (zie voorstel verbeterpunten ALV 15 juni 2022). De goedgekeurde verbeterpunten zijn verwerkt in het vrijwilligersbeleid 2022-2023 dat hieronder nader wordt toegelicht.

Hoe ziet het beleid eruit?

1. Alle leden kunnen in beginsel kiezen welke activiteiten/taken zij willen gaan doen via een inschrijfformulier op de website. Op het inschrijfformulier kan je ook aangeven waar je competenties liggen, dus waar je goed in bent.
2. De jaarlijkse vrijwilligers-enquête (het inschrijfformulier) wordt in de eerste week van augustus aan alle leden verzonden. Reacties terug te ontvangen voordat de trainingen weer starten (29 augustus 2022).
3. Indien iemand na 15 januari van het lopende seizoen lid wordt van de vereniging, hoeft hij/zij niet verplicht (mag uiteraard wel) een vrijwilligerstaak in dat seizoen te verrichten.
4. Op de website wordt vermeld welke vacatures er zijn op het gebied van bestuur en commissies. Als je belangstelling hebt voor een commissie of voor een bestuursfunctie, kan je dat aangeven, ook al is er op dat moment geen vacature. Want het is heel prettig om te weten welke leden benaderd kunnen worden op het moment dat er ergens een vacature ontstaat.
5. De functies in een vereniging zijn globaal op te splitsen in structurele/commissie-activiteiten en ad hoc activiteiten/taken. Structurele/commissie-activiteiten zijn bijvoorbeeld TC lid Senioren/Jeugd of bestuurslid. Dit zijn permanente functies gedurende het gehele seizoen. De ad-hoc activiteiten/taken betreffen bijvoorbeeld scheidsrechter of teller. Voor iedere functie en activiteit/taak is door de vrijwilligerscommissie een inschatting gemaakt van het vereiste aantal te besteden uren op jaarbasis om elke functie of activiteit/taak goed uit te kunnen voeren.
6. Leden die al een functie hebben (bijvoorbeeld bestuurslid, TC-lid, trainer of in een andere commissie) hoeven geen wedstrijden meer te fluiten of tellen (mag wel uiteraard).
7. Van alle functies en taken zijn beschrijvingen (opsomming van de diverse werkzaamheden) gemaakt, die op de website beschikbaar zijn, in een aantal gevallen voorafgegaan door een korte toelichting op de vereiste competenties voor het vervullen van de functie. Niet iedereen hoeft natuurlijk over alle competenties van een functie te beschikken, omdat je vaak met meer mensen in een commissie zit, die elkaar kunnen aanvullen en versterken. Ook is er de mogelijkheid om tijdelijk ondersteuning te krijgen door het overdragen van kennis door ervaringsdeskundigen, zodat je kunt leren wat er moet gebeuren. Je moet dus bij een bepaalde taak niet gaan schrikken en je afvragen of je er wel capabel voor bent. Het enige is dat je er (een aantal) uren in moet steken.
8. Om te zorgen dat alle leden hun ‘steentje’ bijdragen aan het functioneren van de vereniging, is gekozen voor een puntensysteem. Elk uur dat je aan een functie of taak besteedt levert 2 ‘verdiende’ punten op (met uitzondering van een enkele taak waarmee 1 punt kan worden behaald).
9. Sommige functies/taken zijn belangrijker dan andere functies/taken. Daarom is aan elke functie en/of taak een gewichtsfactor gekoppeld variërend tussen 0,5, 1 en 1,5. Bijvoorbeeld scheidsrechters of trainers moeten iets extra’s doen om hun taak te vervullen; denk daarbij aan cursus volgen c.q. bijhouden van regelgeving respectievelijk voorbereiding van trainingen. Hierdoor is dit een belangrijker taak dan bijvoorbeeld teller of coach zijn bij een wedstrijd. In die ‘zwaardere’ gevallen wordt de gewichtsfactor van + 50% toegepast om het puntentotaal (op jaarbasis) te bepalen voor de functie/taak.
10. Alle functies en taken van de vereniging die op jaarbasis moeten worden vervuld, leveren op basis van het aantal te besteden (geschatte) uren en de bijbehorende gewichtsfactoren een totaal aantal punten op dat gerealiseerd moet worden. Dat noemen we het puntenclubtotaal.
11. We weten aan het begin van het seizoen het aantal leden, zodat we kunnen berekenen hoeveel punten elk lid gemiddeld moet behalen in een seizoen, namelijk het “puntenclubtotaal gedeeld door het aantal leden”. Dat noemen we de puntennorm.
12. Er zijn functies die op basis van het aantal te besteden uren al direct op jaarbasis veel hogere punten realiseren dan de puntennorm (bijvoorbeeld een bestuursfunctie). En er zijn taken zoals ‘teller’ die niet (of met heel veel moeite) tot het halen van de puntennorm optellen. 

Onderscheid in leden per categorie

We hebben senioren, jeugd/mini’s, recreanten en ouders van jeugd/mini’s in onze vereniging. Het is niet realistisch dat de vier groepen heel makkelijk met elkaar mixen op het gebied van de ‘ad hoc activiteiten/taken’ zoals fluiten en tellen. Zo hebben de wedstrijdspelers bij de recreanten hun eigen competitie op vrijdagavond waarbij ze zelf scheidsrechter zijn en tellen. Senioren hoeven daaraan dus niet aan mee te doen. Andersom kunnen recreanten wel intekenen op scheidsrechter- of tellers functies bij de senioren of jeugdteams, mits ze (in het geval van scheidsrechter) voldoende gekwalificeerd zijn of een opleiding willen volgen. Jeugdleden en mini’s nemen bij voorkeur binnen hun eigen groep taken op zich nemen, maar kunnen indien ze dat willen, ook tellen bij seniorenteams. Ouders van jeugdleden kunnen zorgen voor vervoer, en bijvoorbeeld coachen bij hun eigen jeugdteams. Ook scheidsrechter zijn/worden is een mogelijkheid, mits er voldoende kennis van de spelregels is. 

Dat principe vertaalt zich in verschillende puntennormen voor de verschillende categorieën van leden. De precieze uitwerking in te behalen punten volgt later als de puntennorm definitief is vastgesteld. 

Voor de structurele/commissie activiteiten kunnen wel alle leden zich inschrijven. Daar kan het zelfs een voordeel zijn, omdat een commissie die bestaat uit vertegenwoordigers van verschillende groepen een verenigingsbreed draagvlak creëert.  

Nalatigheid bij inschrijven op taken en/of functies

Inschrijving op functies en/of taken gebeurt via het inschrijvingsformulier op de Keizer Otto-Trivolley website. Voor aanvang van de eerste trainingsavond (29 augustus) dient iedereen zich in te schrijven op de diverse taken en functies. 

Als je met je teamgenoten wilt overleggen wie wat gaat doen, kan dat natuurlijk. Maar iedereen is zelf verantwoordelijk om zich voor de sluitingsdatum in te schrijven. Indien niet op tijd is ingeschreven, zal de vrijwilligerscommissie eenmalig naar de betrokkene e-mailen of whatsappen om hem/haar te motiveren alsnog in te tekenen. Als dit niet gebeurt, wordt hem/haar aangeboden dat de vrijwilligerstaak kan worden afgekocht tegen een bedrag van 50 euro. Als niet wordt betaald, eindigt zijn/haar lidmaatschap. In geval van zware persoonlijke omstandigheden beslist het bestuur. Betrokkene heeft de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen bij de Commissie van Beroep. 

Financiële sancties 

We vertrouwen erop dat eenieder zich aan zijn/haar afgesproken taken houdt. Toch kan dat om diverse redenen mislopen. Daarom is een vrijwillige bijdrage- en boetesysteem opgesteld. Afhankelijk van reden van afmelding en taak, betaalt de betrokken persoon een vrijwillige bijdrage of een boete. 

1. Activiteit van tevoren ruilen of overnemen (dus niet pas op de avond van de wedstrijd).
   
   De vrijwillige bijdrage betaal je bijvoorbeeld als iemand een taak voor je verricht, zonder dat je met iemand van datum ruilt. Als je wel een taak ruilt met iemand, is een vrijwillige bijdrage niet nodig. Een eventuele vrijwillige bijdrage met elkaar uitwisselen doe je onderling, daar hoeft de vrijwilligerscommissie (en ook de penningmeester) niet bij betrokken te worden.
   
   
2. Activiteit ruilen of overnemen, op de avond van de wedstrijd zelf: ‘noodsituatie’.
   
   Indien een teller of scheidsrechter zonder bericht niet komt opdagen, krijgt hij/zij een boete na onderzoek door de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligerscommissie vraagt de penningmeester om een nota te sturen aan de betreffende persoon. De vrijwilligerscommissie bepaalt tevens wie er in aanmerking komt voor een vergoeding voor zijn/haar spontane invalbeurt, zonder dat de spontane invaller daar zelf op de wedstrijdavond om moet vragen: het gaat er allereerst om dat de wedstrijd door kan gaan. In verreweg de meeste situaties zal er door de betrokkenen worden geïmproviseerd zonder dat daar geld tegenover hoeft te staan. Maar het kan toch gebeuren dat iemand besluit in te vallen, en het fair is dat de betrokkene een vergoeding ontvangt. Dit ter beoordeling door de vrijwilligerscommissie.  
   
   
3. Indien een boete wordt opgelegd door de vrijwilligerscommissie vraagt deze commissie de penningmeester om een nota te sturen aan de betreffende persoon. Voor het verzaken van commissiefuncties/taken kan de boete oplopen tot maximaal 50 euro. De beoordeling daarvan is aan de vrijwilligerscommissie met het bestuur als mogelijkheid om bij in beroep te gaan. Indien een boete niet wordt betaald, volgt schorsing van een of meer wedstrijden danwel een andere sanctie, te beoordelen door de vrijwilligerscommissie en de wedstrijdsecretaris. 
   
   
4. De ontvangen boetebijdragen worden door de penningmeester van de vereniging apart geadministreerd. Daaruit worden uiteraard ook de uitkeringen voldaan. Na incassering van een boete wordt met ingang van het nieuwe seizoen 2022-2023 75% als vergoeding uitgekeerd, en 25% wordt in de kas van de club achtergehouden. De reden is dat de penningmeester zo snel mogelijk de begunstigde wil uitbetalen, terwijl het nog wel eens gebeurt dat de boetebetaling lang(er) op zich laat wachten. Door de opbouw van een reservepotje kan de begunstigde zo snel mogelijk worden uitbetaald.

Hieronder het overzicht voor de geldende vrijwillige bijdrage en/of boetes bij verschillende situaties in geval van ruil/verzuim door tellers, scheidsrechters en coaches: 

Wie zijn de leden van de Vrijwilligerscommissie?

De vrijwilligerscommissie bestaat uit: Esther Schimmel en Erwin Kooij, ondersteund door Aad van Veelen namens het bestuur. Maar ook op deze vrijwilligerscommissie kan iedereen inschrijven. 

Opgemaakt 31 juli 2022